ניהול תקציב - כלי הניווט המושלם שבעזרתו תגיע ליעד

ניהול תקציב - כלי הניווט המושלם שבעזרתו תגיע ליעד​

ניהול תקציב ככלי האולטימטיבי להגדלת הכנסות ורווחים

כמידי שנה אנחנו מתמקמים על קו הזינוק לשנת שבירת השגים חדשה של הכנסות ורווחים בדיוק כמו שעושים הלקוחות שלנו וכדי לעזור לכם להשיג זאת אנחנו רוצים לגעת בנקודה קריטית שתוודא שבדיוק בעוד שנה מהיום תגיעו גם אתם למקומות אותם תכננתם להשיג ולא חלילה למקומות שיקיימו את הקללה הסינית העתיקה ״שיהיו לכם חיים מעניינים״.

שמו של הכלי: ניהול תקציב.

אם תשתמשו בו מובטח לכם שיהיו לכם חיים שקטים, רגועים ושלווים. כדי להסביר לכם כיצד הוא פועל נסביר לכם מהו בדיוק ניהול תקציב, מדוע משתמשים בו, כיצד עושים זאת ומה מרוויחים ממנו. אז בואו נתחיל בכך שנבין מה זה בכלל ניהול תקציב:

ניהול תקציב ממש כמו ניהול תוכנית טיסה

מה הקשר בין ניהול תקציב ו-ניהול תוכנית טיסה, אתם שואלים?

שאלה טובה! מיד נראה לכם.

תארו לעצמכם שעליתם על טיסה לניו יורק 001. חצות עכשיו. תיכף תראו סרט ותנחתו בשלום בתפוח הגדול ותוכלו להמתין עוד 3 שעות כדי שגברתן חמוץ פנים ישאל אתכם בזעף מה לכל הרוחות אתם מחפשים כאן ואם הבאתם איתכם מספיק כסף. אבל רגע, לפני שאתם מגיעים לפסגת התענוג של הנסיעה אצל הטרול חמוץ הפנים, אתם חייבים לעבור שלב מיוחד והוא כולל הגעה בשלום. עכשיו תארו לעצמכם שאחרי 11 שעות נמנום בטיסה, הטייס מפעיל את הכריזה ומודיע, בזו הלשון, שנכון שהטיסה היתה אמורה לנחות בשעה 06:00 בניוארק, אבל לצערו הרב, הוא לא ממש יודע היכן הוא נמצא ושהדלק במיכלים עומד תיכף להיגמר… 

ניהול תקציב

עכשיו, כל מה שאפשר לראות מסביב הוא ים כחול (מלמעלה) וכרישים (אם תשימו לב אנחנו מאבדים גובה, והם, הכרישים, לוחצים ידיים אחד לשני ומתרגשים לקראת הארוחה המתרגשת ובאה). הוא, הטייס, מבקש לרענן את נהלי נחיתת החירום, ותיכף מסיכות הפנים עומדות ליפול מטה, כי היי, אין כמו מסיכות פנים כדי לעזור כשהדלק נגמר. אומרים שחמצן עושה טוב לעור הפנים…

עצרו רגע! מה קרה לכל הרוחות? כשעליתם למטוס היתה לכם תוכנית נסיעה, וידעתם היכן המסע מתחיל והיכן הוא אמור להסתיים. נכון?

גם לטייס היתה אמורה להיות תוכנית כזאת. היה עליו להפקיד אותה לפני הטיסה והיא אפילו מפורסמת באופן בינלאומי. מגדלי פיקוח רבים בדרך מצפים לו, עומדים איתו בקשר, ומוודאים שהוא מתקדם בכיוון הנכון, על פי התוכנית בהתמדה.

רק אם הוא ידבוק בתוכנית הטיסה שלו ויתקדם בה בכיוון הנכון, במהירות הנכונה ובגובה הנכון, רק אז יהיה לו סיכוי להגיע למחוז חפצו. למעשה, אם לא יעשה כן, אוי ואבוי מה שיקרה לו. חטיפי כרישים באוקיינוס האטלנטי, כבר אמרנו?

ממה מורכב ניהול תקציב?

באופן דומה אתם הטייסים בעסק אותו אתם מנהלים ובדיוק כמו טייס מיומן גם עליכם לנתב את העסק אל היעד המתוכנן בזמן המיועד ומבלי לחרוג מהמשאבים כדי למנוע מהעסק להפוך לחטיפי כרישים באוקייאנוס האטלנטי. 

איך עושים זאת? מיד נראה לכם.

ראשית יש להבין: ניהול תקציב נכון מורכב תמיד משני שלבים:

שלב 1. תכנון תקציב (שיביא אתכם אל היעד)

ממש כמו שאתם מתכנננים את תוכנית הטיסה - אתם מתכננים תקציב

הטייס מגיש תכנון טיסה. אתה מתכנננים תקציב. 

בתחילת כל שנה, אתם בונים לעסק תקציב כלשהו (או לפחות אמור לבנות אחד). בין תפילות כל נדרי לבין נמנום בסוכה ונשיקת סילבסטר, אתם אמורים לתכנן תקציבית להיכן החברה שלכם אמורה להגיע בשנה הבאה. אתם בטח לא מתכננים להפסיד 6 מיליון ש״ח ולהפוך לחטיפי כרישים, נכון? 

תכנון תקציב אם כן הוא שלב מקדמי. מטרתו לוודא שיש לך תקציב מתוכנן (או תוכנית טיסה מאושרת) שבעזרתו תגיע למחוז חפציך בסוף השנה מבלי שייגמר לך הדלק באמצע המסלול. 

אוקיי. סיימנו לתכנן ובידינו תקציב מתוכנן שמביא אותנו ליעד (על הנייר) ושלוקח בחשבון את כל המשאבים.

מה עכשיו?

שלב 2. ניהול תקציב (כדי שתגיעו ליעד)

כשבידך תכנון תקציב מאושר מתחילה העבודה על ניהול תקציב כך שתגיע ליעד

הטייס מטפל בבלת״מים שבדרך כדי להיצמד למסלול. אתם מטפלים ע״י ניהול תקציב במשתנים הבלתי צפויים שצצים בדרך. יש בידכם תוכנית מסע מאושרת או תקציב מתוכנן שלוקח בחשבון את השימוש הנבון בכל המשאבים שעומדים לרשותכם כדי להגיע ליעד. ברוכים הבאים לטיסה!

עכשיו, השנה מתחילה והי! שורה של בלת״מים והפתעות ואולי גם הזדמנויות הולמות בכם. ובדיוק כמו הטייס שלנו, שמעל שוויץ צריך לעלות בגובה כדי להימלט מסופת רעמים שפועלת במרץ להכין לכם את השלג הנהדר לחופשת הסקי שלכם, גם אתם מתקנים בצורה עדינה את המסלול: אתם מפחיתים את ההוצאות של העובד שגייסתם ושלא מתפקד, מגדילים את הוצאת השיווק כדי שיגיעו לידים כך שתעמדו ביעדי השיווק, בונים תהליכי עבודה יעילים יותר שמאפשרים לעובדים לטפל ביותר עבודה בפחות זמן. 

במלים אחרות, אחרי שתכננתם את התקציב, מתחיל השלב של ניהול תקציב והשימוש בו, שמטרתו היא להתאים באופן שוטף את התקציב בפועל אל התקציב המתוכנן. נגיעה כאן, התאמה שם.

ובדיוק כמו שניהול טיסה הוא תהליך מתמשך כל זמן שהמטוס באוויר, כך גם ניהול תקציב הינו תהליך מתמשך כל עוד השנה לא הסתיימה. אחרי הכל אם אתם לא מבצעים ניהול תקציב באופן שוטף מדוע אתם בכלל מצפים להגיע ליעד במסגרת כמות הדלק שיש לכם?

ניהול תקציב

התוצר הסופי של ניהול תקציב:

  1. אתם יודעים היכן אתם נמצאים היום, 
  2. אתם יודעים להיכן אתם רוצים להגיע, 
  3. אתם מגיעים ליעד המתוכנן במסגרת המשאבים שתוכננו.

ניהול התקציב טוב חייב לבוא לידי ביטוי ביעדים הכספיים

  • בסוף הרבעון הראשון (Q1): רווח של ½ מיליון ש״ח.
  • בסוף הרבעון השני (Q2): רווח מצטבר של 2 מלש״ח.
  • בסוף הרבעון השלישי (Q3): רווח מצטבר של ½ 1 מלש״ח (הי, זה הרבעון החלש! וזה מתוכנן!)
  • בסוף הרבעון הרביעי (Q4): רווח מצטבר של 3 מלש״ח, אפילו קצת יותר טוב משתוכנן!

אם היעדים שתכננתם אינם מופיעים בפועל, אתם עושים משהו לא נכון. בדקו את עצמכם ואם אינכם יודעים לפתור את הבעיה, זה אולי הזמן המתאים להתייעץ עם מומחה.

ניהול תקציב אינו מתרחש בגליונות האקסל

בפועל, ניהול תקציב נכון כרוך בהרבה מעבר למבטים בגליונות האקסל שייצרתם (שנדרשים כדי להבין כיצד המכונה העסקית עובדת). זוהי עבודה שוטפת של ניהול מרכיבי התקציב השונים – תיקון כאן, דיוק שם. אחרי הכל, דבר אינו מתרחש לעולם רק על פי התכנון ״על הנייר״. נדרשת יד עדינה שמכוונת תהליכים בחוכמה ומנתבת את העסק לעבר השגת היעד הנכון… עוד קצת ועוד קצת…

אתה תגלה שרק מנהלים נדירים ממש מבינים כיצד סעיפי ההוצאות השונים פועלים ביחד, כיצד הם מייצרים את ההכנסות והרווח ומנהלים את התקציב על ידי הזרמה חכמה ונכונה של המשאבים (במסגרת תכנונית ידועה מראש – התקציב המתוכנן), למקומות הפרודוקטיביים ביותר.

כך נוצר עסק רווחי מאוד (ובעל בית שקט ורגוע שיודע שמישהו מנהל טוב את התקציב שלו). אחרי הכל מי שלא מנהל את התקציב סופו שהתקציב מנהל אותו.

צלילה לרבדים עמוקים של ניהול תקציב

בשעה שקיימת דרך קונבנציונלית וברורה על פני השטח להבנת ניהול תקציב והיא לפי מידת העמידה בתקציב המתוכנן, אנחנו בעוצמה עסקית אוהבים להסתכל על נושא ניהול תקציב בצורה מעמיקה יותר. אנחנו אוהבים לבחון מה עוד מסתתר וחבוי מתחת לפני השטח ואינו נגלה לעין הבלתי מזויינת. אופן ההסתכלות הזה מסייע לנו להשיג תוצאות עסקיות משופרות עבור הלקוחות שלנו. 

בשעה שמעטים המומחים שיודעים לבצע זאת נגלה לכם כמה נקודות הסתכלות מעניינות:

1. ניהול תקציב מזהה הזדמנויות ומשתמש באופן חכם בכסף

זה דבר אחד לגזור תכנון תקציב שיביא אתכם לרווח נכון בפוטנציה. אבל זו מיומנות אחרת לחלוטין לבצע ניהול תקציב בפועל שיביא אותך ליעד המתוכנן למרות כל הבלת״מים שבדרך. מדוע? פשוט משום שמיומנות ניהול תקציב כרוכה בזיהוי ההזדמנויות החכמות שנקרות בדרככם ובשימוש נכון יותר בכסף באופן שייצר יותר לכם כסף.

כך למשל, מנהל חכם יזהה שעדיף לו לוותר על שלושת סוכני המכירות, אלו שהביצועים שלהם לא מהמבריקים שיש, לטובת בניית אפליקציה מדוייקת שמאפשרת ללקוחות להזמין בעצמם סחורה בזמן הנוח להם, ושמייצרת עבורם רמת פניות גבוהה בהרבה מזו שסוכן מכירות יוכל אי פעם לייצר. כך במקום שלושה סוכני מכירות שטח יקרים, המנהל החכם הזה יגייס מטמיע אפליקציות לשירות הלקוחות וכתוצאה יאפשר למערך ההזמנות הקיים להגדיל את תיק הלקוחות פי 6! – נתונים אמיתיים. 

2. ניהול תקציב משפר את התשואה על ההון המושקע

פעולות קלאסיות וחכמות במיוחד של ניהול תקציב עוסקות בהעברות כספים מהוצאות בתשואה נמוכה להוצאות בתשואה גבוהה. באופן הזה, פעולות שביצענו עם לקוחות שלנו ייעלו את מערך השירות והפחיתו את כוח האדם הדרוש בו, ולכן פעולות מבריקות אלו נוגעות גם הן לניהול תקציב.

3. ניהול תקציב מוודא התאמה של מבנה ההוצאות להכנסות

פעולות נוספות של ניהול תקציב אוכפות התאמה מהירה של מבנה ההוצאות להכנסות: כך לדוגמה ההבנה מתי להעביר הוצאות קבועות להוצאות משתנות, מתי נכון להשתמש בקבלן (בלי מחויבות לרצף העסקה) ומתי נכון להשתמש בעובד קבוע (זול יותר אבל מעלה את ההוצאות הקבועות). מנהלים חכמים באמת משתמשים בפעולות החכמות הללו שמאפשרות הגדלה של מחזור המכירות על אותו בסיס הוצאות (או הקטנה של ההוצאות על אותו מחזור מכירות) ולכן מגדילות את הרווחים ואת התשואה על ההון המושקע בהתאמה.

4. ניהול תקציב משפר תהליכי יצירת לקוחות ועסקאות

פעולות אחרות של ניהול תקציב ומהחשובות שבהן נובעות מהבנה מעמיקה של תהליך יצירת הלקוחות והעסקאות בעסק ושל תקצוב נכון שלהם כמעט ברמה חודשית. באופן הזה אתים גורמים לתקציב  להפיק הרבה יותר לקוחות פוטנציאלים ועסקאות משולמות על אותו בסיס הוצאה.

סיכום: ניהול תקציב אופטימלי הוא מיומנות

אם הגעתם עד לפה, אתם בוודאי מבינים שיש הרבה יותר מדרך אחת לבצע ניהול תקציב אופטימלי. הדרך הרגילה, זו שכולם מכירים היא לוודא שהחברה אינה מוציאה יותר מהתקציב המתוכנן ביחס להתקדמות במסלול. הדרכים המתוחכמות והמעניינות בהרבה יותר תהינה מציאת אותם הפתרונות המבריקים שיגרמו לחברה להתקדם בצורה משמעותית מהר יותר הרבה ביחס לתוכנית המסע המקורית. 

זוהי גאוניות! 

באמצעות העבודה על הסעיפים שתיארנו מעלה היועצים שלנו בעוצמה עסקית מצליחים לגרום לבעלי עסקים להתקדם בתוכנית המסע שלהם בקצב מהיר פי 5-6 מהקצב שבו הם התקדמו לפני תהליך העבודה המשותף. זוהי הסיבה מדוע הלקוחות שלנו מטפסים במעלה מודל ארבעת השלבים של בעלי עסקים בצורה מהירה וקלה יותר ומפתחים עסקים רווחיים וחזקים משל התחרות בתחומם. הסברנו לכם כאן כיצד לעשות זאת בחברה אותה אתם מנהלים. אתם מוזמנים להתחיל לעבוד על כך במרץ. אנחנו כאן עבורכם במידה ואתם נתקעים.

ייעוץ כלכלי ופיננסי

איך אנחנו יכולים לשפר לך את הפיננסים?

ב-20 השנים האחרונות אנחנו עוזרים לבעלי עסקים לבנות עסקים חסונים ויציבים שמייצרים תזרים משמעותי ומאפשרים לבעליהם ליהנות מחלוקת רווחים ולהגדיל את הזמן הפנוי שלהם. החל מעסקים גדולים וקטנים, יבואנים ויצואנים, קמעונאים, סיטונאים או בעלי רשתות, קבלני שירותים, ספקי שירות, יצרנים ותעשיינים – לכל אלו עזרנו לחזק את תזרים המזומנים, את הרווחים, לבנות חברה בעלת שווי כלכלי משמעותי ולצמוח נכון.

אנחנו יכולים לעזור גם לך.

Call Now Button

אלפי בעלי עסקים

מקבלים ערך אמיתי כבר

למעלה מעשור

הצטרפו עכשיו וקבלו מידע
שווה מידי חודש:

אלפי בעלי עסקים

מקבלים ערך אמיתי כבר

למעלה מעשור

הצטרפו עכשיו וקבלו מידע
שווה מידי חודש: