מנוף תפעולי - כיצד להגדיל את הרווח בשיעור גבוה מהמחזור?

מנוף תפעולי - כיצד להגדיל את הרווח בשיעור גבוה מהמחזור?

מנוף תפעולי - או איך להכפיל רווח פי 10 בכל הכפלת המחזור?

עסק טוב אמור להיות מסוגל להגדיל את המחזור שלו, נניח ב- 10%, אבל על אותה הגידול – להגדיל בהרבה יותר את הרווחים.

קוראים לכך: מנוף תפעולי.

בואו נראה כיצד הדבר בא לידי ביטוי בחברה שכולכם מכירים מהשטח: חברת מסטרכארד. בגרף שבהמשך תוכלו לראות כיצד החברה ממקסמת את המשמעות העצומה של מנוף תפעולי. על ידי עבודה נכונה החברה משיגה על כל הכפלה של מחזור המכירות (משנת 2009) הכפלה של הרווחים פי 10!

במהלך 10 שנים החברה הכפילה פי 2 את המכירות ופי 10 את הרווחים. ככה זה נראה:

מנוף תפעולי

מנוף תפעולי בחברת מסטרקארד

קצת גידול בשורה העליונה, צונח היישר לשורה התחתונה, וגורם לרווחים לזנק. 

או במילים אחרות הרווח השולי על כל לקוח אחד נוסף הוא עצום. למה? משום שלא צריך להוסיף הוצאות נוספות על העסקה הנוספת. תסכימו איתנו שזהו החלום הרטוב של כל בעל עסק.

מנוף תפעולי הוא מתכון לעושר כביר.

רק שיש לנו כמה מכשולים שמונעים מאיתנו להשיג אותו בקלות. הנה כמה מהם: נניח שבכל פעם שאנחנו מכניסים לקוח נוסף אנחנו צריכים לגייס עוד עובד ועוד עובד, ברור שלא נצליח לייצר מנוף תפעולי. נכון?
 
אז מה עושים? בואו נראה.

צעד 1 ליצירת מנוף תפעולי - חשבו לכמה עובדים אתם באמת זקוקים?

הצעד הראשון לייצור מנוף תפעולי ואחד הדברים החשובים יותר לניתוח הוא תחשיב בסיסי מאוד שמהווה נקודת המוצא שלנו: מהו מספר העובדים האובייקטיבי שאתה זקוק להם?

נשאלת השאלה: כיצד יודעים כמה? 

מהו מספר העובדים האובייקטיבי להם אתם זקוקים? איך יודעים מהי התשובה האובייקטיבית? אם אינכם בטוחים תוכלו לבדוק מה אומר לכם מחשבון: בכמה עובדים איש השירות שלך יכול לטפל. תוכלו לקבל ממנו טווח כללי של כמות הלקוחות שאיש השירות שלכם יכול לשרת בממוצע (תלוי כמובן במורכבות ובאורך הטיפול הנדרש).

ואחרי שתשתמשו במחשבון ותקבלו את הנתון (נניח: איש השרות יכול לשרת כ- 9 לקוחות ביום או כ- 190 לקוחות בחודש טוב) תוכלו להתחיל בניתוח הנתונים הכלכליים כדי להבין היכן אתם נמצאים. 

הנה דוגמה: 

נניח שלקוח צורך בממוצע 2 קריאות שירות בשבוע (8 בחודש). כך איש שירות אחד יכול לטפל לבדו בתיק של 23 לקוחות משלמים. ואם כל לקוח משלם תשלום חודשי ממוצע של 2,000 ש"ח ואם שכרו של העובד שלכם ברוטו ברוטו עלות מעביד אחרי מסים, הפרשות פנסיוניות, רכבים, דלקים, אירועי חברה ומתנות לחג הוא 30,000 ש"ח, אז אתם יודעים נתון מפתח: שעובד שפועל בצורה סופר יעילה וסופר ממוקדת, מבלי להימרח ומבלי להיות חולה, מרוויח לחברה את הפער שבין ההכנסות מתיק הלקוחות – 46,000 ש"ח, ועלות העובד 30,000 ש"ח.

עכשיו, אם ההוצאות הקבועות של העסק (אתם יודעים, הוצאות השכר, השכירות, הארנונה, הוצאות מימון והחזר קרן על ההלוואה, קצת מלאים, שכר מנהלת החשבונות, מחסנאי, נהג, פקידה, תקציב שיווק, וכו') עומד על 30,000 ש"ח בחודש, ושנינו יודעים שהייתם רוצים שזה יגמר בסכום כזה ושהסכום האמיתי גבוה יותר, אנחנו מבינים מיד שרק אם תעסיקו 2 עובדים כאלו, תוכלו לממן את ההוצאות.

מנוף תפעולי

כעת השוו את כמות העובדים המחושבת - לכמות העובדים בפועל

קרוב לוודאי תגלו שאין התאמה בין המספר האובייקטיבי שחישבתם מעלה לבין כמות העובדים שאתם מעסיקים בפועל. 

עכשיו בחנו מה קורה אם עובד אחד חולה חלילה? סביר להניח שאתם בגרעון. אם עובד אחד קם 'עקום' בבוקר ועובד לאט מדי? אתם מפסידים כסף, וגרוע מכך, אתם אולי מאבדים לקוחות. אם הוא במילואים? אותו כנ"ל. מאוהב? אותו כנ"ל. ומכיוון שלא סביר להניח שהעובד יעבוד ב- 100% תפקוד כל יום כל חודש, ומאחר ששנינו יודעים שההוצאות שלכם הרבה יותר גבוהות מהאמור בדוגמה מעלה, אפשר מייד להבין שיש לכם כאן בעיה. 

אתם עשויים לגלות כמה דברים מפתיעים… 

אולי תגלו שהעובד שלכם מטפל בפועל רק בממוצע של 6 לקוחות ביום למרות שהוא אמור לטפל ב-9 (!) ושאתם מחזיקים כמה עובדים שלא מטפלים בכמות הלקוחות היומית המלאה (אבל עדיין עולים לכם שכר מלא!) 

התגליות שלכם כאן יעזרו לכם להבין במה אתם צריכים לטפל.

אל תוותרו על הטיפול הקפדני בסעיף זה. זה מה שנדרש כדי לייצר מנוף תפעולי. אל תקנו את ההסברים מדוע זה בלתי אפשרי. הפעילו את הראש ומיצאו את הפתרונות היצירתיים מחוץ לקופסה. 

התוצאה משתלמת. אתם תצפו כיצד כמו במטה קסם העסק שלכם מקבל סוף סוף מנוף תפעולי.

צעד 2 ליצירת מנוף תפעולי - העמידו מערך בקרה ומדידה של תפוקות

כבר הבנתם שכאן המספרים משחקים. 

הדבר הבא שאתם חייבים לדעת הוא מהן התפוקות בפועל של העובדים שלכם. למעשה זהו הוא אחד המשתנים החשובים ביותר של מנהל המחלקה שלך:

  1. כמה עובדים מול כמה קריאות.
  2. מי מטפל ביותר, ומי פחות.
  3. זמן קריאה ממוצע.

ללא הנתונים הללו אתם פשוט אבודים. אין סיכוי שתוכלו לנהל את מחלקת השירות או התמיכה שלכם במתכונת שתשאיר לכם כסף. 

מדוע? מכיוון שאת הפער שבין כמות הלקוחות שבהם המחלקה אמורה לטפל ובין הכמות בה היא מטפלת בפועל אתה תחווה בצורת דרישה לכוח אדם נוסף (והוצאות נוספות) דבר שיאכל כל חלקה טובה. 

זיכרו! מנוף תפעולי נוצר כאשר לקוח נוסף שנכנס לשירות מטופל על ידי כמות העובדים הנכונה אובייקטיבית, מבלי להגדיל את ההוצאות. זוכרים את הגרף של חברת מסטרקארד שהצגנו קודם?

צעד 3 ליצירת מנוף תפעולי - הכשרת עובדים ושיפור מיומנויות טכניות

זיכרו שהממוצעים אליהם הגענו קודם מתבססים על תמונת המצב הקיימת בחברה שלכם (עובדים יותר או פחות מוכשרים, בעלי יותר או פחות נסיון). המציאות מלמדת שברוב החברות יש כמה מומחים בעלי ניסיון מקצועי, טכני, שמוקפים על ידי צוות שרובו חדש, צעיר או חסר ניסיון (בטח אם אתה מנסה לחסוך בשכר).

ברור שעובד ותיק יפתור בעיית תמיכה בחלקיק מהזמן שעובד צעיר יפתור וכתוצאה, יהיה פרודוקטיבי יותר, נכון? אבל מה? הוא גם עולה יותר. 

ומכאן מגיעה התובנה:

כל מה שעליכם לעשות הוא לגרום לעובדים הצעירים שאתם קולטים להיות מהירים ויעילים ממש כמו העובדים הוותיקים. 

מנוף תפעולי

איך עושים זאת? 

בעזרת הכשרה, הדרכה, שימוש בתהליכי עבודה ובנהלי עבודה כתובים ומפורטים. כאלו שמאפשרים לבחור צעיר להגיע לשורה התחתונה ולפתרון באופן מהיר מאוד. הניסיון מעיד על כך שפעולה זו משתלמת מאד.

לפתע פתאום, אנחנו משלמים פחות על כל קריאה, והרווחיות באה לידי ביטוי מהר יותר!

צעד 4 ליצירת מנוף תפעולי - בנו מודל שכר מבוסס התפוקות הנכונות

בואו נדבר לרגע על בניית מודל שכר אשר בנוי, מלכתחילה, על בסיס התפוקות. 

אם הרעיון הוא שעובד צריך לתת מענה ל- X קריאות ביום כדי להצדיק את שכרו, הגיוני שיקבל פחות, אם יעשה פחות, ויקבל יותר אם יעשה יותר, נכון? 

קשירת התמריץ לביצועים מאפשרת לכם להפוך שכר קבוע לשכר משתנה, ובאופן הזה לתגמל את העובדים הטובים והיעילים ולפלוט את העובדים הלא יעילים מהמערכת שלכם ואת זה בדיוק אתם רוצים להשיג. 

איך עושים זאת, אתם שואלים? שאלה טובה! 

תשמחו לדעת שקיימים מודלים שונים שבעזרתם ניתן להשיג זאת. המודלים הללו משתנים כמובן מעסק לעסק ועליכם להתאים אותם אישית למודל העסקי של החברה שלכם, ביד עדינה ורגישה. בשעה שהפוסט הזה קצר מכדי שנפרט את כולם, אם אתם זקוקים לרעיונות או לעיון בכמה עקרונות שכדאי לדעת בנושא מומלץ שתעברו על שיטות תגמול ותמרוץ מנכ״ל. תוכלו גם כמובן ליצור עימנו קשר ונשמח להראות לכם כיצד ניתן ליישם אותם בעסק שלכם.

ואם הבנו את אלו בואו נתקדם למשתנה הבא שמחליש מנוף תפעולי והוא: גיוס לא נכון שמכניס אנשים לא נכונים לעסק.

צעד 5 ליצירת מנוף תפעולי - הימנעו מגיוס לא נכון של האנשים הלא נכונים

אנחנו כנראה לא מחדשים לכם כשאנחנו אומרים שאנשים לא טובים, שאתם מגייסים לעסק, יכולים לגרום לקבוצת עובדים טובה להתדרדר ולתפקד באופן דיי גרוע.

בעלי העסק שאנחנו מלווים בעוצמה עסקית לומדים את הלקח הזה שוב ושוב, כמו גם את הלקח שאומר שכשאתה משחרר אנשים לא טובים מהמערכת, קבוצה שלמה של אנשים מתיישרת ומתחילה להציג תפוקות ברמה אחרת לגמרי. 

מסיבה זאת קיימת חשיבות רבה בזיהוי האנשים הנכונים בתהליך הגיוס. דגש חשוב מאד נוסף הוא שכאשר אתה מגייס עובדים אתה רוצה לוודא שהם בעלי הפרופיל הנכון שיאפשר להם לשגשג בעבודה ולדחות את השחיקה שלהם ככל האפשר.

מנוף תפעולי

איך מזהים האם העובדים שלך מתאימים או במהירות? אנחנו משתמשים בניתוח מבדקי גיוס עובדים. פעולה זאת מאפשרת לכם לנטרל כ-70% מהעובדים הלא מתאימים. הלקוחות שלנו לא אוהבים לקלוט את העובדים שלהם לפני שהם מעבירים אותם את הניתוח שלנו.

למעשה, הצעד הראשון בכל מצב שבו מחלקה שלכם אינה מתפקדת היטב, יהיה לבצע אבחון מקיף שלה על מנת להבין האם האנשים הנכונים נמצאים בתפקיד או שמא המחלקה כוללת אנשים לא נכונים, שעימם, לא יעזור דבר, אתה פשוט לא תוכל לפרוץ קדימה. ומובטח לך שהם יגרמו לכך שהתזרים שלך ימשיך לדשדש, לא משנה מה תעשה. 

צעד 6 ליצירת מנוף תפעולי - הגדירו שיטות עבודה שמייתרות עבודה חוזרת

הרבה מאוד פעמים תמצאו שמתן תמיכה לוקח הרבה יותר מדי זמן ומייצר הפסדים ועומסים כתוצאה ממחסור בשיטות ותהליכי עבודה נכונים ומדויקים.

אתם תמצאו ש:

  •  פעולות שניתן לבצע באופן ממוכן מתבצעות על חשבון שימוש בזמנם של עובדים (יקר).
  • פעולות שניתן להסביר בכתב, מתבצעות על ידי הסבר חוזר ונשנה בעל-פה, ועל חשבון זמן עבודה יקר.

תארו לעצמכם שעל ידי שימוש נכון בטכנולוגיה ניתן לייעל את זמנו של העובד בכ- 15%. זה אינו מספר חריג לערך ההתייעלות האמיתית שאנו מכירים. המשמעות היא שעל כל שבעה ימי עבודה קיבלתם יום עבודה שלם חינם! 

כתוצאה אתם תגלו אחד מהשניים:

  1. אתם מעסיקים יותר מדי עובדים. ניתן לשחרר עובדים מיותרים.
  2. אתם יכולים להגדיל את כמות ההכנסות על אותה כמות עובדים. המתכונת החדשה מאפשרת לכל עובד לטפל במספר לקוחות גדול יותר. 

 בדיוק ככה שעושים זאת במסטרקארד.

* ומילת אזהרה לגבי תהליכים אוטומטים

כאשר צונחים לתוך תהליכים אוטומטיים מבלי שבוצעו מספר תהליכי עבודה מקדימים אתם עלולים למצוא את עצמכם מהר מאוד בסד בלתי אפשרי של תהליכים שאתם עכשיו מגלים שעליכם לשנות שוב ושוב, מה שעולה הרבה מאד זמן וכסף לתקן.

כדי שתהליכי אוטומציה יעבדו בצורה שמחזירה את ההשקעה הנה כמה צעדים מקדימים שעליכם לבצע:

  1. אפיינו את סדרת התהליכים המדויקת שבה מושג התוצר של אנשי השירות שלך. גם אם זה נראה לכם מסובך קיימות דרכים יעילות לבצע זאת ועל כך נדון בפוסט אחר בהמשך.

  2. בצעו בחינה מדוקדקת שלהם רצוי על ידי גורם חיצוני, כדי למפות אותם בצורה מדויקת.

  3. בצעו הנדסה מלאה שלהם באופן שמתאים לארגון.

  4. ואז, ככל שנדרש, שלבו תהליכים אוטומטיים ברורים, כאלו שכל אחד יכול להבין, בגובה העיניים ובמתכונת גמישה וניתנת לשינוי עם השינוי העתיד לבוא בצרכי הארגון (תהליכים ששינויים לא מחייב הוצאות אדירות עם כל שינוי).

במתכונת כזו, תוכלו להשיג שיפור מהותי בביצועי העובדים שלכם, לשחרר את הצוות שלכם מהתעסקות עתירת זמן והוצאות, לחלץ יותר זמן שירות ליותר לקוחות ולגרום לרווחים שלכם לגדול בשיעור גבוה יותר מהמחזורים.

בעוצמה עסקית אנחנו חסידים גדולים של מנוף תפעולי ומשלבים אותו ברוב תהליכי הייעוץ שלנו עם לקוחות, מה שמאפשר להנו להשיג תוצאות מרשימות במהירות.

סיכומים ותובנות בנושא מנוף תפעולי

מנוף תפעולי הוא המנגנון שמאפשר לך להגדיל את את הרווחים שלך בשיעור גבוה בהרבה מהמחזור. בדיוק כפי שעושה זאת חברת מסטרקארד.

כדי ליצור מנוף תפעולי שיעבוד חזק בעסק שלכם עליכם לעבוד על הסעיפים הבאים:

  1. גלו את מספר העובדים האובייקטיבי להם אתם זקוקים באמת ובצעו התאמות למספר העובדים בפועל.
  2. העמידו מערך בקרה ומדידה של תפוקות.
  3. הכשירו את העובדים הצעירים במהירות.
  4. בנו מודל שכר מבוסס תפוקות
  5. הימנעו מגיוס לא נכון של האנשים הלא נכונים.
  6. הגדירו שיטות עבודה שמייתרות עבודה חוזרת ובזבוז זמן.

עבדו על כל אלו וייצרו מנוף תפעולי חזק בעסק והגדילו את הרווח בצורה הרבה יותר משמעותית מהמחזור.

ייעוץ כלכלי ופיננסי

איך אנחנו יכולים לשפר לך את הפיננסים?

ב-20 השנים האחרונות אנחנו עוזרים לבעלי עסקים לבנות עסקים חסונים ויציבים שמייצרים תזרים משמעותי ומאפשרים לבעליהם ליהנות מחלוקת רווחים ולהגדיל את הזמן הפנוי שלהם. החל מעסקים גדולים וקטנים, יבואנים ויצואנים, קמעונאים, סיטונאים או בעלי רשתות, קבלני שירותים, ספקי שירות, יצרנים ותעשיינים – לכל אלו עזרנו לחזק את תזרים המזומנים, את הרווחים, לבנות חברה בעלת שווי כלכלי משמעותי ולצמוח נכון.

אנחנו יכולים לעזור גם לך.

Call Now Button

אלפי בעלי עסקים

מקבלים ערך אמיתי כבר

למעלה מעשור

הצטרפו עכשיו וקבלו מידע
שווה מידי חודש:

אלפי בעלי עסקים

מקבלים ערך אמיתי כבר

למעלה מעשור

הצטרפו עכשיו וקבלו מידע
שווה מידי חודש: