מבנה ארגוני - 3 כשלים שאם לא תכיר החברה שלך תיתקע

מבנה ארגוני - 3 סיבות מדוע החברה תקועה ולא מתקדמת

את זה אתה חייב לדעת לפני שאתה בונה מבנה ארגוני

אולי נתקלתם בתופעה העסקית המוזרה הבאה: 

החברה שלך גדלה, אתה מעסיק עובדים וכל אחד מהם עסוק עד מעל הראש. אתה מממן מלאים, אתה מפעיל מערך לוגיסטי, או שאתה מנהל צוותים – וכמות הרעש מתחילה להעביר אותך על דעתך. דברים לא מתנהלים כמו שצריך למרות שאתה מנסה לסדר אותם שוב ושוב ושוב. תקלות חוזרות על עצמן. רק שעם כמות העובדים הנוכחית שאתה מעסיק אפשר היה רק לצפות שכמות התקלות תפחת. אפשר להשתגע!

דבר אחד בטוח – הגעת לשלב שבו העסק צמח מעבר למידותיו הקודמות (בדיוק כמו ילד שאינו מסוגל עוד להשתחל לזוג מכנסיו הקודמות). תקיעות ארגונית עוצרת את ביצועי החברה וגורמת להם להיתקע, עוצרת את הגדלת המחזורים, מצמצמת את הרווחיות, גורמת למתחים מיותרים בין העובדים, לתקלות חוזרות ונשנות שאינכם מצליחים לפתור. בקיצור אפשר לומר שהיא מתישה אתכם ועוצרת את ביצועי החברה.

אם אתם יודעים על מה אנחנו מדברים – אתם לא לבד. זה המקום לבחון את התאמת המבנה הארגוני של החברה למציאות החדשה ואולי לבצע שינוי.

מבנה ארגוני

מבנה ארגוני חייב להיות תואם למציאות

ככל הנראה החברה שלך צמחה והשתנתה. המבנה הארגוני הקודם כבר לא מתאים למציאות החדשה.

בדיוק בנקודה הזאת ההתקדמות של החברה שלך פשוט נעצרת ומפסיקה להתקדם. 

בפוסט הזה נסביר לך מהן הסיבות למצב ונראה לך מה אתה יכול לעשות כדי לצאת ממנו במהירות.

הדבר הראשון שחשוב להבין שממש בדומה למכנסיים שכבר לא עולים על ילד שגדל, כך המבנה הארגוני שהיה מתאים לחברה שלך עד לרגע זה כבר לא מתאים יותר לשלב הנוכחי של התפתחותו. זה הזמן לבצע כמה צעדים ארגוניים חשובים כדי להוציא את החברה מן התקיעות ולאפשר לה לעבוד באופן שקט יותר ולצמוח בצורה רווחית ללא הגבלה.

כשאינך מבצע את הצעדים הארגוניים הללו – אתה צפוי למצוא את עצמך עם רעש מוגבר, הפרעות ותקלות גוברות, רווחיות נמוכה, מומנטום צמיחה תקוע. אתה בדרך לעייף ולהתיש את עצמך ללא צורך עם עסק קשה יותר לניהול, ותוצאות סופיות שמשתקפות במאזנים – לא משהו.

ומאחר והבנת הבעיה מהווה 50% מהפתרון בואו נבין תחילה מדוע זה קורה.

3 כשלי מבנה ארגוני - סימפטומים וכיצד לטפל

תראו, ישנם למעשה 3 כשלים ארגוניים נפוצים שגורמים לכל התקלות והסימפטומים שתיארנו קודם להופיע. מבנה ארגוני חכם לוקח את כל שלושת הכשלים הללו בחשבון ומטפל בהם במהלך בנייתו.

כשל #1 מבנה ארגוני: הפרת ׳חוק ה-שישיות׳

הכשל הראשון של מבנה ארגוני קשור להפרה של תופעה בשם חוק השישיות. חוק השישיות מגדיר כמה אנשים מנהל אחד יכול לנהל בממוצע. למגבלה זאת יש השלכות כלכליות שאתה חייב להכיר.

אבל ראשית בואו נבחן מהי המשמעות של ניהול. 

בואו ונסכים לרגע על כלל פשוט שאומר שהמנהל הזה, שעליו אנחנו משוחחים, נמדד על פי סך התוצאות של העובדים אותם הוא מנהל באופן ישיר ושתפקידו להביא לשיפור הביצועים של המחלקה (או החלק מהארגון) עליו הוא אחראי על בסיס מתמשך.

אם הבנו את זה אז בואו נבחן יחד מה נדרש מאותו מנהל ישיר לבצע באופן שוטף כדי להשיג את התוצאות המצופות:

  1. הוא חייב להיות עם האצבע על הדופק ברמת דיוק גבוהה.

  2. הוא חייב לדעת מה בדיוק כל עובד עושה, מהם קשיו וכיצד הוא עומד לפתור אותם.

  3. הוא חייב לתמוך מקצועית בעובדים במהלך הפתרון, להכשיר אותם לתפקיד ולגרום להם להיות מיומנים במהירות.

  4. העובד חייב לדעת שיש לו קו תקשורת ישיר למנהל שלו שהוא יכול להראות לו את אותם קשיים שמולם הוא אינו יודע להתמודד כדי לקבל את ההכשרה המתאימה ולשפר את ביצועיו במהירות. 

אוקיי. אז מה קורה כשהפעולות הללו לא מבוצעות?

הנה כמה דברים שעלולים לקרות על קצה המזלג.

ראשית, עובד שגויס לחברה ושאינו מנוהל ירגיש שהוא לבד, שהוא סוד של ״צף״ בחלל לבדו, שאין לו עם מי לדבר, אין לו עם מי להתייעץ ואין מי שיתן לו מענה. בתנאים האלה קליטת העובד מוטלת בספק פשוט משום שעובד יש קושי להיקלט ולהפוך להיות לפרודוקטיבי במהירות. 

לעומתו, עובד ותיק שנמצא במצב דומה, ללא ניהול אקטיבי ופעיל, ירגיש שהוא נזנח לבדו, שיתמודד לבד עם קשייו, שימצא לבדו פתרונות שהיה צריך לספק לו המנהל שלו. אתה תמצא שהמוטיבציה של עובד כזה תיפגם במוקדם או במאוחר, ותפקודו יפחת. אם יש לך ניסיון ניהולי, בוודאי ראית זאת עם עובדים ותיקים שפתאום הפסיקו להיות פרודוקטיביים באופן מסתורי כלשהו.

נסכים שלכל אחד מאלו יש השלכות של עלויות מיותרות (וכסף חסר) שיבואו לידי ביטוי במאזנים של החברה.

אז בואו נחזור לחוק השישיות שלנו. אם תחשוב על זה תיזכר שבשלב הראשוני, כשהיו לך רק 3-4 עובדים לנהל, לא היתה שום בעיה לנהל את כמות העובדים הזאת בקלות יחסית וגם להספיק לבצע את מה שאתה צריך לעשות במקביל.  

זו הדינמיקה הארגונית של "התחלה" של עסק. 

אבל כשעסק צומח וגדל ואתה מגייס עוד עובדים, אתה מעסיק עוד מנהלת חשבונות ועוד איש מכירות ועוד מחסנאי ועוד נהג… ופתאום, אתה מוצא את עצמך מנהל 8-9 עובדים ובמקביל מנסה לבצע את עבודתך כאן מתחילה הבעיה.

ובדיוק בנקודה הזאת מכה בך חוק השישיות.

על פי חוק השישיות קיימת מגבלה של כמות העובדים שאדם יכול לנהל

אין שום בעיה לומר שאתה מנהל גם 60 עובדים, אבל אין שום סיכוי לכך שאתה באמת תדע מה כל אחד מ-60 העובדים שלך עושה, מה הקשיים בהם הוא נתקל, שתוכל לתמוך בו או להכשיר אותו כך שיהפוך להיות פרודוקטיבי ויעיל לחברה.

אתה מבין את הבעיה?

חוק השישיות, שהוא חוק אצבע, אומר ש:

המנהל הממוצע מסוגל לנהל באמת 6 - 7 אנשים. וגם לעבוד בעצמו. ולא יותר.

מבנה ארגוני

אז בואו נסכם סיכום ביניים: 

  1. בעל העסק הקטן מעסיק מעט עובדים – אז אין לו בעיית ניהול.

  2. כשהחברה צומחת, הוא מגייס עוד ועוד עובדים – ומפר את חוק השישיות הארגוני – והעסק הופך לקשה יותר לניהול.

  3. הפרת חוק השישיות הארגוני יוצרת סימפטומים שבאים לידי ביטוי בקושי לנהל את העסק.

  4. הסימפטומים הארגוניים שנובעים מהפרת חוק השישיות הם: לקוחות לא מרוצים שצריך לטפל בהם, תקלות חוזרות ונשנות שכבר היו אמורות להיות פתורות ועדיין חוזרות על עצמן, עובדים שמתלוננים על עומסים לא הגיוניים, עובדים שרוצים לעזוב לטובת מקום עבודה אחר (קל יותר), עובדים שלא אוהבים לבוא למקום העבודה, שחיקה וירידה במוטיבציה, חוסר שליטה, הוראות ניהוליות שלא מבוצעות בשטח, יד ימין לא יודעת מיד שמאל וכל אלו באים לידי ביטוי בחוסר יעילות מערכתי (יותר מידי עובדים עושים מעט מידי תפוקה).

מסיבה זאת:

מבנה ארגוני חייב להתחשב בחוק השישיות

רואה את הדפוס? 

מצוין. אם הבנו את זה אפשר להתקדם לנקודה הבאה שחשוב להבין.

בואו נסתכל מה עומד בבסיסו של חוק השישיות ומדוע הפרתו יוצרת את כל אותם הבעיות והסימפטומים הארגוניים  עליהן שוחחנו קודם.

הסיבה נעוצה בכשל השני של מבנה ארגוני. קיימים שני מודלים שונים של ניהול. כל אחד מהם קשור ומשפיע על המבנה הארגוני של החברה ויש לו השלכות. 

הנה ההסבר לפניך:

כשל #2 מבנה ארגוני: מודל ניהולי שגוי

בואו נתחיל ונסביר שקיימים שני מודלים ניהוליים.

הראשון הוא ארגון מבוסס עובדים והשני ארגון מבוסס תהליכים. כאשר אתה בוחר (במודע או שלא במודע) את מודל הניהול השגוי תקבל סדרה של סימפטומים ארגונים לא נעימים.

בואו נבחן כל מודל ניהולי בנפרד, נבין את ההבדלים ביניהם, ונראה כיצד הם משפיעים על המבנה הארגוני ועל מהן התוצאות שתקבל כשתבחר ליישם כל אחד מהם.

מודל ניהולי #1: ארגון מבוסס עובדים

מודל ניהול זה מבסס את הצלחת הארגון על עובדים טובים. הנחת הבסיס הזאת אומרת שהכל תלוי בעובדים. עובדים טובים מאד יבצעו את עבודתם ברמה טובה מאוד. האמת היא שרוב העסקים שאתה מכיר נמצאים בקטגוריה הזאת.

אז איפה הבעיה? שאלה טובה אתה שואל. תראה, ישנה רק בעיה אחת קטנטונת והיא ש:

עובדים הם משתנים מאוד מאוד מסובכים.

  • היום הם איתך ומחר הם לא. 
  • היום הם עובדים טוב ומחר הם לא, חלילה כי קרה להם משהו לא נעים או פשוט כי נגמרה להם המוטיבציה או שהתעייפו או הזדקנו או כי החברה שלך כבר מעניינת אותם פחות.
מבנה ארגוני

ובדיוק מהסיבה הזאת ארגון מבוסס עובדים הוא ארגון שנמצא בסיכון גבוה מאוד. אם אי פעם ניהלת ארגון שהתבסס על המודל של ׳עובדים טובים׳ בוודאי שמת לב לכך שהתפקוד שלהם נוטה לא תמיד להיות יציב. אפשר לומר שכאשר ארגון מבוסס עובדים אתה תמצא שאין בו יציבות. אין בו עקביות. ואין בו חזרתיות אוטומטית.

עכשיו בואו נראה – מה זה עסק טוב? 

עסק טוב הוא עסק שיש בו אלמנט חזרתי – אוטומטי, כזה שפועל כמו מכונה משומנת שעובדת היטב, ושיש בה מינימום משתנים.

בארגון מבוסס עובדים – אם חלילה עובד מרכזי עוזב (או שקורה אירוע שלילי כלשהן) – אותה חברה שהיתה קודם לכן חברה מצויינת – מפסיקה להיות כזאת. וכשזה קורה, אין לך את הזמן הנדרש לגייס עובד חדש ולהפוך אותו לטוב, כי כולם נכנסים ל-״מוד כיבוי שריפות״. בתוך הבעיה אין לאף אחד זמן לנהל עובד חדש (הפרה של חוק השישיות, כבר אמרנו?) זו הסיבה מדוע ארגון מבוסס עובדים אינו מודל מספיק חזק. 

עכשיו בואו נבחן את מודל הניהול השני:

מודל ניהול #2: ארגון מבוסס תהליכים

המודל הזה מתבסס על תהליכים (שאותם מבצעים עובדים טובים). עכשיו זה עולם אחר לגמרי. 

אם תחשוב על זה, רוב העבודות בחברה מורכבות מפעולות ידועות מראש ומוגדרות שיש לבצע (כן, כן, גם אם אתה לא רואה זאת עכשיו, אנחנו יכולים להראות לך איך זה כך גם בחברה שלך). כשהארגון שלך מבוסס תהליכים העבודות הללו מוגדרות ומתועדות ברמה תהליכית בארגון. 

ואז נכנס לתמונה העובד הטוב.

  • הוא נקלט, 
  • מקבל את התהליכים 
  • מבצע אותם כמו שהם כתובים
  • ונבדק ביחס לאדם אחר שמבצע אותם (יש לו רף מינימלי של ביצוע).

עכשיו, נניח שעובד שלך פתאום מתפטר – לא נורא. פשוט מגייסים עובד חדש במקומו, נותנים לו את התהליכים הקיימים והעובד החדש מכניס את עצמו לבד לתפקיד!

הוא לא צריך שתחזיקו לו את הידיים והוא לא דורש שעות של הדרכה, הכשרה ותמיכה אינסופית. הוא פשוט מכשיר את עצמו בתפקיד במהירות ומתחיל בעבודה. ואם הוא לא יכול לעשות זאת בעצמו? זה המבחן שלכם הוא לא מתאים!

זוהי משמעותו של ארגון מבוסס תהליכים. 

אף עובד לא עוזב / מתפטר כאשר הידע איך לתפעל את העסק מצוי בראשו. הידע הוא רכוש החברה. הוא נשמר ומתועד בחברה. עובד הוא טוב משום שהוא מבצע את התהליכים הכתובים היטב, לא משום שיש לו וותק עצום או ניסיון רב.

החברה הופכת לקלה להפעלה ולניהול. אתה כבר לא נדרש לאתר איזה מנהל מגה סטאר בעל יכולות ייחודיות לתפעל מערכות מסובכות (עלות מעביד יקרה בהתאם) שיתחזק את החברה ושבו אתה תהיה תלוי. 

אתה כבר מזמן לא תלוי באף עובד. אולטימטומים ודרישות שכר חוזרות ונשנות? הסרט הזה נגמר כבר מזמן. רוצה לעזוב? בבקשה. מביאים עובד חדש, מוסרים לו את התהליכים וקדימה לעבודה! כמו שזה נשמע ככה זה פשוט. באמת!

הדברים הבאים יסכמו נכון ארגון מבוסס תהליכים:

ארגון מבוסס תהליכים הוא ארגון הוא הרבה יותר יעיל, שקט, יצרני, רווחי וצומח מאשר ארגון מבוסס עובדים. מהסיבה הזאת הוא גם קל יותר לנהל אותו.

מבנה ארגוני

אז בואו נעשה לרגע סיכום ביניים:

ארגון מבוסס עובדים

ארגון שמתבסס על עובדים מוכשרים מאד בעמדות מפתח (או על כמה טאלנטים בעלי יכולות גבוהות מהממוצע) ועל יכולותיהם הגבוהות בתפעול העסק על כל בעיותיו. אתה זורק אותם למים ומניח להם למצוא את כל הפתרונות וזה נפלא בהתחלה. 

המחיר הסופי שאתה משלם בהמשך הדרך מתברר תמיד כיקר מידי.

אתה מפתח בהם תלות הולכת וגוברת. אתה אולי לא מודע לכך בהתחלה ותבין זאת בהמשך. ככל שהם לוקחים לעצמם יותר ויותר תפקידים ואחריות גדולה יותר (לשמחתך בהתחלה) כך אתה תלוי בהם יותר, הם הופכים להיות נכסים שקשה מאד עד בלתי ניתן להסתדר בלעדיהם, ובדיוק באופן הזה אתה הופך אותם לנכסים אטרקטיביים מאד למתחרים שלך ואתה צריך להתאמץ הרבה יותר כדי לשמר אותם בחברה. כל אלו באים לידי ביטוי בעלויות שכר (על כל ההטבות) הולכות וגדלות. כשהם עוזבים (זה בסוף תמיד קורה, ולו רק בגלל ענייני גיל ובריאות) הם לוקחים איתם את הידע-איך (know-how) לתפעל את החברה שלך בצורה הטובה ביותר, ונחש מי חוזר לתפעל את העסק במקומם? אם זה אתה, זה בוודאי יהיה לך קשה אחרי שהתרגלת לחיים הטובים במשך כל כך הרבה זמן.

ארגון מבוסס תהליכים

אתה משקיע פעם אחת במיפוי התהליכים היעילים ביותר כיצד דברים נעשים. אתה ממפה אותם ומתעד אותם באופן שכל אדם פשוט יכול להבין. ואתה מקבל חברה קלה לניהול, שעובדת בצורה יעילה, שקטה, יצרנית, רווחית וכזאת שיכולה לצמוח עוד ועוד ללא הגבלה מבלי להיות תלוי בשום גורם ולהעביר לו את רווחי החברה.

מבנה ארגוני ומודל הניהול - מה הקשר?

הבחירה שאתה עושה (במודע או שלא) במודל הניהול משפיעה באופן ישיר על המבנה הארגוני שתקבל. מבנה ארגוני שנשען על מודל ניהול ארגון מבוסס תהליכים (ולא על עובדים כוכבים) יבנה בצורה חכמה יותר וחסכונית יותר.

כך לדוגמה: במקום לבסס את ניהול הפרויקטים על עובד אחד ״טאלנט מיוחד, מגה סטאר״ שרק הוא מכיר את כל התהליכים ורק הוא יכול לתפעל את העסק שלך (ובאותה מידה אתה תלוי בו) יהיה זה חכם יותר לארגן את הפעילות באופן שמפצל את התפקיד הגדול והקריטי שאדם אחד מחזיק בידיו לשניים, באופן שמאפשר לשני עובדים/ות צעירים/ות וכשרוניים/ות לטפל בשני חלקי התפקיד (שמוגדרים היטב ומתועדים) בצורה מושלמת, מסונכרנת וחכמה. מחשבה מחוץ לקופסה, כבר אמרנו?

באופן הזה אתה גורם להוזלת עלויות העבודה היקרות, לצמצום התלות בעובדי מפתח, בנוסף לכל שאר המעלות של מודל ניהול – ארגון מבוסס תהליכים שתיארנו קודם.

כשל #3 מבנה ארגוני: הפרת מרובע 4 ה-״תף״-ים

הכשל השלישי קשור להפרה של ארבע הפינות של מרובע חשוב מאד. את המרובע הזה קל לזכור משום שכל פינה שלו מתחילה באות ׳תף״ ולכן הוא מכונה בשם מרובע ארבע ה״תף״-ים (תפקיד-תוצר-תפוקה-תמורה).  

למה הכוונה? מיד נסביר.

אתם יכולים לחשוב על תפקיד של אדם בצורת מרובע בעל ארבע פינות שלכל אחת מהן יש השפעה על הפינות האחרות. כשאתה בונה מבנה ארגוני אתה תמיד מתאים אותו אל ארבע פינות המרובע. למעשה אתה תמצא שכאשר המבנה הארגוני שבנית אינו תואם למרובע אתה תמיד תיכנס לצרות. באופן אופן כאשר אתה מבצע הגדרת תפקידים בארגון עליהם תמיד להיות תואמים למרובע האמור.

הנה הן 4 פינות המרובע:

מבנה ארגוני
  1. תפקיד.
  2. תוצר.
  3. תפוקה.
  4. תמורה.

כיצד עובד המרובע?

הוא פועל כך: 

פינה 1 – תפקיד (והשפעתו על מבנה ארגוני)

התפקיד הוא תחום האחריות. תחום האחריות מכסה את כל מה שנופל בתחומי האחריות של האדם. על מה הוא אחראי במסגרת תפקידו?

כאשר תפקיד לא מוגדר נכון במנה הארגוני שלך (והוא הרבה פעמים לא מוגדר נכון), אתה נכנס לצרות. 

הנה דוגמה (אמיתית): מנכ"ל שכיר ברשת קמעונאית אינו יודע שחלק מהאחריות שלו היא להיות 'קצין קמעונאות ראשי' – כלומר להיות האדם שבאחריותו שכל חנויות הרשת מסודרות בצורה מאוד אטרקטיבית ללקוחות ושמרכיב הקמעונאות מתנהל בצורה מעולה.

מה אתה מקבל? 

המנכ"ל יושב כל היום מול האקסל ומשחק עם המספרים אבל לא מבין מדוע המספרים לא מסתדרים. כתוצאה הוא מנהל עסק בעל רווחיות נמוכה מהממוצע, וגרוע מזה, בעל הרשת עדיין מתרוצץ בשטח ומרגיש שאינו יכול עדיין לעזוב את המושכות ולצאת לפנסיה מחשש שאם יעזוב – החברה תקרוס.

פינה 2 – תוצר (והשפעתו על מבנה ארגוני)

הפינה השלישית היא תפוקה – או במילים אחרות, כיצד מודדים את התוצרים שהופקו בתפקיד.

אם נשאר לרגע בדוגמה הקודמת, זו של מנהלת כח האדם, ונשאל אותה כיצד נמדוד את התפוקות שלה, המנהל הממוצע יקבל סחרחורת. מה נמדוד באמת? כמה עובדים גייסנו? עד כמה הם מרוצים מהעבודה בחברה? כמה אירועי חברה עשינו או כמה כסף הם עלו? 

ברור לך שכל אלו הם שטויות של אנשים שרוצים לבזבז כסף, נכון?

ואם לצורך הדיון, נניח שבאמת אנחנו מודדים שביעות רצון עובדים או מספר אירועים, מה אתה חושב שיקרה? ברור! מנהלת כח האדם תתחיל להיות אפילו עסוקה עוד יותר בהפקות אירועים או שתבקש יותר ויותר כסף כדי לעשות את העובדים יותר מרוצים! אבל רגע… זו לא הסיבה שלשמה אנחנו מפעילים את העסק!

כשתפוקות של תפקיד לא מצוינות באופן נכון לתפקיד או כשאתה מציין אותן בצורה שגויה, אין סוף תקלות ארגוניות יכולות להתרחש.

אגב, המדד (האמיתי) של תפקיד מנהלת כוח האדם בחברה הוא ממוצע רווח לעובד בחברה. אתה תגלה שרק כאשר שמנהלת כח האדם שלך מבינה זאת, רק אז היא מסוגלת להבין מה עליה לעשות באמת בתפקיד על מנת ליצור הצלחה בחברה.

פינה 3 – תפוקות (והשפעתן על מבנה ארגוני)

התוצר הוא התוצר שהתפקיד אמור לייצר. כשלא ברור מהו בדיוק התוצר (והרבה פעמים לא ברור), אתה נכנס לצרות עמוקות.

דוגמה אמיתית: 

מנהלת משרד היא גם מנהלת כוח אדם בחברה. רק שהיא לא יודעת שהתוצר שלה הוא "כוח אדם יעיל ואיכותי שמבצע את העבודה הנדרשת ברווחיות".

במקום זאת היא חושבת שכוח אדם קשור לארגון אירועים או להענקת שי לחג או אולי לסוג של "תנאי שירות" ולכן היא מעסיקה את עצמה פול טיים בארגון של אירועים בחברה.

אתה כבר יכול לחזות מה יקרה, נכון? אתה ככל הנראה צודק. כשהפוקוס על יעילות בחברה הוסר, יעילות העבודה בחברה תדרדר, ובעל החברה (שבהגדרה הוא האחראי העליון) ימצא את עצמו עושה את עבודתה במקומה, יתערב בעבודתה וידרוש לשחרר עובדים לא יעילים, כדי לשפר את הרווחיות שנפגעה.

פינה 4 – תמורה (וכיצד היא משפיעה על מבנה ארגוני)

הפינה הרביעית היא תמורה, שהיא השכר בגין העבודה. 

שכר תמיד אמור להכיל מרכיב כלשהו בעל קשר לתפוקות. שכר קבוע, שאינו כולל תמריץ מבוסס תפוקות, מעודד תפוקות נמוכות וידרוש עוד ועוד עובדים שאף אחד מהם לא יחשוב במונחים של יצירת תפוקות גבוהות בעצמם.

זה נכון לאיש המכירות (ואת זה כמעט כולם יודעים). אבל נחש מה? זה גם נכון לכל בעלי התפקידים האחרים בעסק.

המרובע תפקיד-תוצר-תפוקה-תמורה מגדיר את ארבע נקודות הכשל הארגוניות הכי נפוצות שיוצרות מהומה בעסקים.

אם תתמקד בתפקידי המפתח ותבחן אותם לאור המרובע, תגלה היכן עליך לפעול כדי לתקן את המצב, ואז השאלה תהפוך להיות פשוט מה הדפוסים הכי טובים שכדאי לך להעתיק כי הם הוכחו כעובדים.

למרובע הזה יש שימושים כל כך רבים עד שאפשר לומר שאנחנו בעוצמה עסקית עושים בו שימוש על בסיס יום יומי. 

סיכום ביניים: מרובע 4 ה״תף״-ים והשפעתו על מבנה ארגוני

  1. תפקיד-תוצר-תפוקה-תמורה מהוות פינות של מרובע רב חשיבות. כל פינות המרובע קשורות ומשפיעות אחת על על השניה.

  2. כאשר אתה מפר את אחת או יותר מפינות המרובע אתה תקבל תפקידים שאינם פועלים היטב וכתוצאה תקבל מבנה ארגוני צולע.

  3. האופן שבו אתה מפר את פינות המרובע הוא על ידי חוסר הבנה ו/או הגדרה לא נכונה של של כל אחת מפינות המרובע (מהו התפקיד, מה התוצר שאמורים לייצר בו, מהן התפוקות וכיצד לבנות את התמורה באופן נכון).

  4. ההפרה של אחת או יותר מפינות המרובע באה לידי ביטוי בתקלות מול לקוחות, עובדים לא יעילים בתפקיד, עובדים שמייצרים דברים אחרים מאשר עבורם הם גויסו, חיכוכים, מתיחויות ומריבות בין בעלי תפקידים שונים, יד ימין שלא יודעת מיד שמאל, עבודות חוזרות, דרישה לתיקונים מלקוחות וזוהי רק רשימה חלקית.

  5. אם נעשה יחד חשבון של כמה כסף מהי כמה כסף אתה מאבד בגלל התקלות הללו (או כמה כסף על שוכב הרצפה בחברה), הלסת שלך קרוב לוודאי תישמט בתדהמה.

  6. כל מה שאתה צריך לעשות כדי לאסוף את הכסף מהרצפה זה לעבור על כל אחת מפינות המרובע, לוודא שהם מוגדרים בצורה ברורה, לוודא שהעובדים שלך מבינים אותם ולוודא שהם מוטמעים כראוי בשטח.

  7. הזמן המושקע בפעולות הללו הוא זמן מושקע היטב ולמעשה הוכח שיש לו החזר השקעה בין הגבוהים בחברה.

מבנה ארגוני

סיכומים ותובנות: מבנה ארגוני, כשלים ופתרונות

  1. ישנם 3 כשלים ארגוניים שגורמים לרשימה של תקלות וסימפטומים להופיע:

    א. הפרת חוק השישיות.
    ב. מודל ניהולי ארגון מבוסס עובדים ולא תהליכים.
    ג.הפרת מרובע ארבע ה״תף״-ים.

  2. בבניית מבנה ארגוני לעולם לא תאפשר הפרה של חוק השישיות. באופן הזה מנכ"ל לא עובד מול יותר משישה מנהלים ומנהל לא עובד מול יותר משישה עובדים או מנהלי ביניים.

  3. במהלך בניית מבנה ארגוני חכם וודא שהארגון שאתה בונה מבוסס תהליכים (ולא מבוסס עובדים). וודא שהמבנה הארגוני שלך לא מאפשר תלות באף עובד (בכיר או זוטר). וודא שכל עובד ניתן להחלפה בצורה קלה ופשוטה.

  4. בבניית מבנה הארגוני וודא שהוא כולל את כל הפונקציות המרכזיות הקשורות לייצור התוצר של החברה (אותו יש להגדיר במדויק טרם הגדרת המודל – עיין ערך מרובע ארבע ה-״תף״-ים).

    מבנה ארגוני נכון לעולם אינו בנוי סביב אנשים ספציפיים. הוא תמיד בנוי סביב התפקידים והפעולות.

  5. מבנה ארגוני יעיל כולל ירידה לפרטים ברמת המחלקה והיחידה בתוך המחלקה (גם אם המחלקה דורשת רק פעילות של שעה ביום). הסיבה לכך היא שפירוט זה מאפשר לעובדים באזור, יהיו אשר יהיו, להבין מהן הפעולות שעליהם לבצע.

     

  6. לכל תפקיד במבנה הארגוני כולל את שם התפקיד, הגדרה של התפקיד, התהליכים שיש לבצע בתפקיד, התוצרים שהתפקיד צריך לייצר, והמדדים שבהם ימדד התפקיד. נקבעים רק מדדים שניתן למדוד באופן כמותי.

     

  7. כל מחלקה כוללת הגדרה של תוצרי המחלקה ושל מדדים כמותיים המחלקה (שניתן למדוד באופן כמותי).

ייעוץ ארגוני לעסקים וניהול תהליכים

איך אנחנו יכולים לשפר לך את הארגון?

ב-20 השנים האחרונות אנחנו עוזרים לבעלי עסקים ולמנהלים להעמיד תשתית ארגונית יעילה שמשפרת את ביצועי העסק, אנחנו מטמיעים שיטות עבודה חכמות שמאפשרות סדר וארגון, מפחיתים מריבות וחיכוכים, מסירים עומסים מאזורי עבודה פקוקים, מגדירים היררכיה ניהולית נכונה ומסדירים תהליכי עבודה בריאים שמגבירים את היעילות המערכתית, מקלים על התפעול השוטף ומאפשרים את הצמיחה הבאה

נשמח להראות לך איך לעשות זאת

Call Now Button

אלפי בעלי עסקים

מקבלים ערך אמיתי כבר

למעלה מעשור

הצטרפו עכשיו וקבלו מידע
שווה מידי חודש:

אלפי בעלי עסקים

מקבלים ערך אמיתי כבר

למעלה מעשור

הצטרפו עכשיו וקבלו מידע
שווה מידי חודש: