תהליכי עבודה - מי שלא יישם את זה יישאר מאחור

תהליכי עבודה - מי שלא יישם את זה יישאר מאחור

תהליכי עבודה הם אחד הכלים העוצמתיים שממש יחוללו קסמים בעסק שלך. יש להם השפעה על שורה של פרמטרים כלכליים ותפעולים בעסק כמו: תזרים המזומנים, רווחיות, סביבת עבודה שקטה ונעימה, ועסק שעובד כמו שצריך. בפוסט הזה נגדיר למה משמשים תהליכי עבודה, מדוע הם אפקטיביים כל כך ונחדד סוגיה אליה יש לשים לב במהלך בניית תהליכי עבודה אפקטיביים כדי להפיק את הערך העצום שניתן לקבל מהם.

אז בוא נתחיל מהשאלה הבסיסית: מהם תהליכי עבודה ומה הם פותרים.

תהליכי עבודה

מהם תהליכי עבודה ומה הם פותרים?

תהליך עבודה מוגדר כרצף הפעולות להשגת תוצר. איזה תוצר, אתה שואל? שאלה טובה. הנקודה היא שלא משנה באיזה תוצר מדובר, לכל תוצר יש תהליך עבודה שאם תבצע אותו התוצר יופיע. 

דוגמאות? הנה רק כמה. זאת יכולה להיות ריבת התותים האלמותית של סבתא שולה, עוגת הביסקוויטים המהוללת של קרין גורן, תבשיל הדג המענג של הדוד משה, וזה יכול גם להיות תהליך עבודה לייצור רכב במפעל פולקסווגן, תהליך עבודה לבניית בניין בחברה קבלנית, ואם תרצה אפילו תהליך עבודה לביצוע רכש עבור חברה או ארגון, תהליך עבודה להשגת עסקאות חתומות ע״י אנשי המכירות בחברה, תהליך להשגת לידים של לקוחות פוטנציאלים במחלקת השיווק או וגם תהליך עבודה לגביית כספים מלקוחות בארגון.

הנקודה היא כזאת. יש אלפי דרכים להשיג תוצר ספציפי, אבל יש רק דרך אחת לייצר אותו ביעילות המקסימלית, זה אומר במינימום זמן, מינימום תקלות וכשלים, מינימום פחת וברמת האיכות המצופה. 

החשיבות של תהליכי עבודה בעסק

בשעה שעבור אדם פרטי, החושק בהכנת הריבה של סבתא שולה, אין זה הדבר החשוב בעולם – בחברה, עסק או ארגון תהליכי עבודה הופכים לדבר משמעותי ביותר. למעשה הם חשובים כל כך מכיוון שיש להם השפעה ישירה על כמה מהפרמטרים התפעוליים והפיננסים החשובים בעסק.

הנה סיפור שימחיש לך את הנושא: אם קיימות שתי חברות. שתיהן מייצרות את אותו המוצר – ריבת תותים, ומשווקות אותו באותו שוק. חברה א׳, משתמשת בתהליכי עבודה שהוגדרו מראש ואילו בחברה ב׳ אין בנמצא תהליכי עבודה ולכן משאירה לעובדים בשטח לקבל החלטות כראות עיניהם. מה לדעתך תהיה התוצאה?

בוא נבחן את העניין. תראה, קרוב לוודאי שבשתי החברות יגיעו בסופו של דבר לתוצר שהוא ריבת תותים. רק שבחברה א׳ כמות הריבות שתופק תהיה גדולה משמעותית (באותן שעות עבודה), איכות הריבה תהיה תקנית וזהה בכל תאריכי הייצור, ולכן עלות הייצור של חברה א׳ תהיה זולה משל חברה ב׳ והרווחיות תהיה גבוהה יותר משמעותית בהתאמה. 

עכשיו בוא נבחן מה יקרה בחברה ב׳.

חברה ב׳, שלא הגדירה תהליכי עבודה למחלקות שלה, תתמודד עם כשלים ותקלות בתהליכי הייצור, הרכש, מחסן ולוגיסטיקה ועוד ובסינכרון לוקה בין המחלקות. ככל הנראה עתידות להופיע הבעיות הבאות: מחלקת הרכש לא מיודעת על כמות הייצור המתוכננת ולכן קיימים חוסרים של חומרי גלם במחסן, מה שידרוש אלתור פתרונות מיוחדים כמו הוצאת רכב מיוחד עם עובד שיושבת מהייצור לצורך רכישה דחופה והשלמות של חומרי הגלם הנדרשים במחירים מופקעים. לעיתים נמצא שעובדי הייצור משמיטים פעולה הכרחית בייצור, ולכן נדרשות פעולות תיקון חוזרות ונשנות (עוד שעות עבודה), מתגלות שגיאות בשימוש והחלפה שגוייה של חומרי הגלם… אתה מבין את העניין, נכון? ובסופו של דבר גם איכות הריבה (וטעמה) תשתנה בין תאריכי הייצור השונים, מה שמחייב את קיומה של מחלקת שימור לקוחות לטיפול בלקוחות כעוסים. 

אתה גם תמצא שחברה א׳, עם תהליכי העבודה המוגדרים שלה, לא תדרש להעסיק עובדים יקרים, כאלה שהם בעלי כשרונות מיוחדים שהם ״כוכבים בתפקיד״. אחרי הכל, כשתהליך העבודה ברור, כל עובד יודע מה עליו לעשות, וסינכרון העבודה מוגדר היטב בתהליך, אין תקלות מיוחדות או כשלים מפתיעים שדורשים מנהלים יקרים.

המטרה של תהליכי עבודה

אפשר לסכם זאת בתמציתיות ולהגיד שמטרת העל של תהליכי עבודה היא להגדיר את הדרכים היעילות ביותר לייצר תוצר בתפקיד. הכי יעילות פירושן, הדרכים שמניבות הכי פחות כשלים, תקלות ועבודה חוזרת, הכי פחות מאמצים ואנרגיות מבוזבזות, ושמניבות את התפוקות המקסימליות בהכי פחות זמן. 

מסיבה זאת אפשר לומר שתהליכי עבודה כתובים, מוגדרים ומוטמעים בצורה נכונה גורמים באופן ישיר להזנקה של רווחיות, שיפור בתזרים המזומנים, הוזלה של כוח האדם בחברה, ויוצרים סביבת עבודה נעימה ושקטה ומפחיתים עומסים מאנשי מפתח.

2 סוגים מהותיים של תהליכי עבודה וההבדלים ביניהם

כמו כל הדברים הטובים, תהליכי עבודה מניבים את התוצאות המובטחות רק כאשר מיישמים אותם בצורה נכונה. הנקודה עליה אנחנו עומדים להרחיב כרגע נוגעת למוקש מסוכן שבעולם האקדמיה (חסר הניסיון הפרקטי) לעיתים לא שמים לב אליו.

נקודה זו נוגעת להבנת שני הסוגים העיקריים של תהליכי עבודה ומתי אתה משתמש בכל אחד מהם. אז הנה הם לפניכם:

סוג 1 - תהליכי עבודה קשיחים ומובנים (לא מתאפשר שינוי)

תהליכי העבודה מהסוג הראשון מאופיינים בקשיחות גבוהה מאוד. הם לא ניתנים לשינוי, משום שהם עובדים רק באופן שהוגדרו. הנה דוגמה. במפעל יציקות פלסטיק, יש רק דרך כימית אחת לעבד את חומר הגלם על המכונה המסויימת, באופן שייצר את המוצר הסופי והמבוקש, בעל רמת הקושי והאלסטיות המתבקשת. נסה לשנות את תהליך העבודה של המכונה ותמצא את עצמך בבעיה שמתאפיינת בזינוק חד של אחוזי הכשלים והפגומים, חומר גלם שהולך לאיבוד, ומכונה יקרה שלא עובדת באופן רציף. 

תהליכי עבודה קשיחים אינם מוגבלים רק לתהליכי ייצור או תפעול, למעשה הם קיימים גם בניהול. הנה דוגמה: רק נסה לשנות את תהליכי העבודה המוגדרים של ׳הפעלת שעון נוכחות׳ או ׳תיאום בנקים בתזרים מזומנים׳ ותמצא את עצמך במהומת אלוהים שכוללת: עיכובים בתשלומי שכר, עובדים ממורמרים, כסף שלא מופיע כמתוכנן בחשבון, עבודה משרדית מיותרת לתיקונים חוזרים ונישנים… אתה מבין את הנקודה. 

עכשיו כשהבנו את זה אפשר להתקדם לסוג השני של תהליכי העבודה.

תהליכי עבודה 1

סוג 2 - תהליכי עבודה בהתאם לנסיבות, לעסק ולצרכים (מותאמים אישית)

את הסוג השני של תהליכי עבודה אי אפשר ליצור באופן קשיח. הם תלויים בשורה של משתנים ששונים מעסק לעסק ולכן דורשים התאמה אישית. מה שמתאים לעסק אחד לא מתאים לעסק אחר. יבואן שמחזיק במלאים אינו מתנהל כמו ארגון שמספק שירותים (הראשון מחזיק מלאים, השני לא). באותו אופן חנויות שמוכרות מוצרים אינן מתנהלות כמו העסקים שמייצרים אותם (חנויות מתמקדות במכירה, מפעל מתמקד בייצור). 

הם דומים קצת לדיאטה.

יש לא מעט דרכים לנהל את המשקל האידיאלי, אבל בסוף, כל אחד מאיתנו בוחר את הדרך שלו. אחד מתחיל לרוץ יותר. השנייה, אוכלת-צמה לסירוגין. השלישי מקטין פחמימות והרביעי – הרביעי לא משנה מה יאכל, הוא תמיד ישאר רזה (הקנאה, אוי הקנאה). המכנה המשותף הוא השוני. אנשים שונים, מבנה שונה, נסיבות שונות. התשובה הנכונה (הדרך בה תושג ירידה במשקל) שונה בכל אחד מהמקרים.

עכשיו, הפתרון האקדמי, פתרון ספר הלימוד בנושא, או אם תרצה הפתרון הסטרילי לדיאטה היה פעמים רבות ״תאכל פחות, לא תשמין״. אבל הפתרון הזה לא עובד לכולם. מדוע? משום שקיימים עוד משתנים, והם, לרוע המזל ייחודיים לחלק מהאנשים (לאחד רגישות גבוהה יותר למעט פחמימות, ולשני יכולת עיבוד סוכרים מדהימה). במציאות? לא עובד.

המשמעות שיש להבין כאן היא שתהליכי עבודה קשיחים לא יעבדו בכל מקום ויהיה עליך  להתאים אותם באופן אישי על פי העסק ועל פי הפרמטרים כמו: תחום העיסוק, אילוצים חוץ עסקיים, תקציב ומשאבים פנים ארגוניים, והמצב העסקי הנוכחי (בשלבי צמיחה מהירים או בשלבי התמודדות או היחלצות ממשבר) וכדומה.

הנה כמה דוגמאות:

דוגמא 1 - תהליכים קשיחים שלא יעבדו בעסק שלך

פתח את מדריך התהליכים שבאופנה (כן, זו אופנה, והיא מתחדשת כל עשר שנים בערך, בתהליכי עבודה שונים. זה מאוד לא מדעי). נניח, תהליכי ISO. בינגו. הנה רשימת תהליכים לעסק. העתק אותם. בינגו. גמרת את העבודה. נכון? 

זהו. שלא נכון. זה לא יעבוד. 

מי שעשה זאת, יודע. הנה דוגמה פשוטה וקלה מאוד להבנה. תהליכי האיזו (iso) אומרים שיש לבצע סקר לקוחות ולשלוח ללקוח על מנת שימלא אותו. שיהיה לך בהצלחה עם זה. שאל את מי שהטמיע תהליכי עבודה מהסוג זה. אף לקוח לא עומד להחזיר לך את הסקר מלא. אז יש לך תהליך, אבל אין לך תוצאה. כוונת סקר הלקוחות נכונה, אבל התהליך שגוי. ההנחה הבסיסית שיש תהליך אחד נכון לכל העסקים (או האנשים) קורסת כשהיא פוגשת את מבחן התוצאה האמיתי – היכולת להביא לשיפור עליו הסברנו מעלה.

זה פשוט לא ילך.

דוגמא 2 - אילוצי נפשות פועלות שעובדות בעסק

תאר לך שבעסק עובדים 2-3 שותפים שונים, שלכל אחד מהם מבנה אישיות שונה וחוזקות וחולשות שונות. אתה תמצא שחלקם יעמדו בפני קשיים להיכנס ל׳קוביות׳ או ל׳משבצות׳ שהוגדרו בתהליכי העבודה הקשיחים. ואם תנסה את התרגיל הבא: שלוף את התהליך האקדמי לשותף שלך בעסק ודרוש ממנו לבצע אותו (כי כך אומר הספר) אתה עלול לגלות שהוא מתעלם ממנו, משום שאין לו יכולת או רצון לבצע אותו. 

והי, זה העסק שלו, לא?  

דוגמה 3 - מחסור במשאבים

אתה רוצה לפתור בעיה של ניטור שעות עבודה. תהליך סטנדרטי ידוע של ניהול צוות תפעול חיצוני מגדיר שיש צורך בניטור יעילות הצוות ברמת יומן עבודה מידי סוף יום. חובה. קריטי. למעט הנתון הקטן הבא: לעסק הזעיר הזה אין תקציב להעמיד מערכת לניהול משאבי ארגון כולל מודול ניהול יומני עבודה אונליין, וטאבלטים לכל ראש צוות (ואנחנו בכלל מתעלמים מהעובדה שחלק מראשי הצוות המדוברים כלל לא דובר עברית). 

אז נהדר. יש לך תהליך עבודה נפלא. יש פתרון ברור. רק שהוא לא ניתן ליישום. פשוט כי אין לכך תקציב. כי כן, תהליכי עבודה נכונים צריכים להתחשב גם בתקציבים.

אלו רק מקצת מהדוגמאות.

סיכומים ותובנות לגבי תהליכי עבודה

המכנה המשותף והתובנה שאנחנו רוצים להשאיר איתך היא שקיימים תהליכי עבודה קשיחים, ותהליכי עבודה אינדיבידואליים.

  1. מטרת תהליכי עבודה היא להביא פעולה מנקודת התחלה א׳ אל נקודת סיום ב׳, בצורה הזולה ביותר, הכלכלית ביותר, הרווחית ביותר וזו עם הכי פחות רעשים.

  2. תהליכי עבודה נמדדים תמיד ביחס לתפוקה שהם מאפשרים, ולעולם לא נעשים לשם עצמם בלבד. תהליכים שמאפשרים יותר תפוקה בקלות רבה יותר הם תהליכים נכונים. תהליכים שעוצרים או שמעכבים תפוקה הם שגויים.

  3. השלב הראשון בהגדרה נכונה של תהליכי עבודה קשור בסילוק מהפרק של התהליכים הפשוטים מאוד והקשיחים מאוד. ניהול תזרים למשל. התהליך תמיד יהיה זהה לא משנה מי יבצע אותו. הנוהל תמיד קשיח ותמיד זהה לכל עסק.

  4. אבל מהר מאוד, כשאתה מתחיל להיכנס לפינות המורכבות יותר בעסק, אלו שיש להן השפעה מהותית על היעילות, על הביצועים ועל ההספקים, אנחנו מגלים (וגם אתה תגלה) שהשאלות שעולות על הפרק דורשות פתרונות יצירתיים או מאוד ספציפיים כדי להגיע לתהליך הנכון ביותר.

  5. המשך לבצע ניתוח ושיפור תהליכי עבודה בעסק וצפה ברווחיות עולה.

ייעוץ ארגוני לעסקים וניהול תהליכים

איך אנחנו יכולים לשפר לך את הארגון?

ב-20 השנים האחרונות אנחנו עוזרים לבעלי עסקים ולמנהלים להעמיד תשתית ארגונית יעילה שמשפרת את ביצועי העסק, אנחנו מטמיעים שיטות עבודה חכמות שמאפשרות סדר וארגון, מפחיתים מריבות וחיכוכים, מסירים עומסים מאזורי עבודה פקוקים, מגדירים היררכיה ניהולית נכונה ומסדירים תהליכי עבודה בריאים שמגבירים את היעילות המערכתית, מקלים על התפעול השוטף ומאפשרים את הצמיחה הבאה

נשמח להראות לך איך לעשות זאת

Call Now Button

אלפי בעלי עסקים

מקבלים ערך אמיתי כבר

למעלה מעשור

הצטרפו עכשיו וקבלו מידע
שווה מידי חודש:

אלפי בעלי עסקים

מקבלים ערך אמיתי כבר

למעלה מעשור

הצטרפו עכשיו וקבלו מידע
שווה מידי חודש: